Dataskyddsbeskrivning - YTK Arbetslösheskassa

Arbetslöshetskassorna är samfund som i samband med skötseln av sina lagstadgade uppgifter utövar offentlig makt och sköter en offentlig uppgift. Vi samlar information i ärenden som gäller medlemskap samt för utbetalning av förmåner.

Vi samlar i regel personuppgifter av YTK-medlemmarna själva. Dessutom samlar vi uppgifter av arbetsgivare, intressentgrupper, serviceproducenter, övriga myndigheter samt samfund som sköter offentliga uppgifter.

Vi samlar in personuppgifter endast för de ovan nämnda ändamålen och endast i den omfattning det är nödvändigt. Vi strävar alltid efter att säkerställa att uppgifterna är riktiga och uppdaterade. När vi behandlar förmåner kan det hända att vi också behandlar känsliga uppgifter.

Varje registrerad har rätt att:

• kontrollera de uppgifter som lagrats om honom eller henne i registret

• kräva att en möjlig felaktig uppgift korrigeras eller att en bristfällig uppgift kompletteras

• begära att personuppgifter som gäller honom eller henne raderas

• begära att behandlingen av uppgifter begränsas med vissa undantag

• överföra uppgifter som lämnats från ett system till ett annat

• anföra besvär hos tillsynsmyndigheten

En YTK-medlem kan enkelt granska sina uppgifter i arbetslöshetskassans e-tjänst Oma YTK. I Oma YTK kan man dessutom uppdatera kontaktuppgifter och skicka skyddade meddelanden till YTK.

I fråga om övrig behandling av personuppgifter kan en begäran skickas per till adressen tietosuoja(a)ytk.fi. Från denna adress skickas sedan möjliga ytterligare anvisningar. Vi svarar på begäran så snart som möjligt, senast inom en månad. Om vi behöver tilläggstid kontaktar vid dig inom en månad. I regel kan uppgifterna granskas avgiftsfritt en gång per år.

YTK samlar endast sådana personuppgifter som är nödvändiga och behövs med tanke på behandlingsändamålet. Uppgifter samlas eller förvaras inte i stora mängder och inte heller under en längre tid än vad som är nödvändigt för det aktuella ändamålet.

Datasystemen där uppgifterna lagras är tekniskt skyddade och finns i ett låst och väl övervakat utrymme. Datanätet har skyddats med en brandvägg och andra tekniska åtgärder.

Förvaringstiderna för uppgifterna definieras utifrån de gällande lagarna samt med beaktande av behandlingens syfte och behandlingsbehovet.

Allmänna arbetslöshetskassan YTK
Besöksadress: Teollisuuskatu 4, 32200 Loimaa
Postadress: PB 100, 32201 LOIMAA
[email protected]
https://se.ytk.fi/

Allmänna arbetslöshetskassan YTK
tietosuoja(a)ytk.fi
tfn 02 760 7620
PB 100, 32201 LOIMAA

Allmänna arbetslöshetskassan YTK:s medlems- och betalningsregister

Behandlingen av personuppgifter grundar sig på punkt 1 c) i artikel 6 i EU:s allmänna dataskyddsförordning (2016/679). Behandlingen är nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse som åvilar arbetslöshetskassan.  

I regel behandlar YTK dina uppgifter för att tillhandahålla utkomstskydd enligt lagen om utkomstskydd och alterneringsersättning enligt lagen om alterneringsledighet för arbetslöshetskassans medlemmar samt för rådgivning och betjäning av medlemmar i frågor som gäller YTK-medlemskap. YTK kan dessutom behandla dina personuppgifter om lagstiftningen förpliktar till sådan behandling, till exempel med stöd av arkiveringsskyldigheten i bokföringslagen. YTK har berättigade intressen som relaterar till utövandet av verksamheten, såsom sammanställning och hantering av statistiska material, vidareutveckling av verksamheten samt utredning av eventuella oegentligheter. Dina personuppgifter kan också behandlas på dessa grunder. Dina uppgifter kan också användas för att utveckla kvaliteten på servicen.

Den som ansöker om dagpenning ska enligt lagen uppge de uppgifter som behövs för beviljande och utbetalning av arbetslöshetsförmån. Om uppgifter som behövs saknas, kan det leda till ett avslående beslut.

Vi behandlar i regel våra medlemmars personuppgifter. Utöver detta behandlar vi uppgifter om personer som har varit medlemmar, ansökt om att få bli medlemmar, kontaktat YTK i övriga ärenden eller besökt YTK:s webbsidor. Dessutom kan vi samla uppgifter om personer som i anslutning till sitt medlemskap är delaktiga, har någon skyldighet eller har någon annan anknytning till YTK.

a) Personuppgifter

• Efternamn, samtliga förnamn

• Personbeteckning

• Kontaktspråk

• Postadress, postnummer

• Hemkommun

• Landskod

• Telefonnummer

• E-postadress

b) Medlemsuppgifter

• Typ av medlem

• Datum för utträde ur kassan, orsak till utträdet

• Bankkonto

• Datum för öppnande av uppgifter

• Datum för den senaste uppdateringen av uppgifter

• Kön

• Tidigare personbeteckning

• Anslutningsdatum

• Tidigare arbetslöshetskassa

• Datum för utträde, orsak till utträde

• Medlemmens yrkeskod och titel, uppdateras automatiskt med stöd av arbetskraftspolitisk utlåtande

• Utbildningskod

• Förbud mot utlämnande av uppgifter eller spärrmarkering

c) Vid arbetslöshetskassan upprätthålls kontrolluppgifter om utbetalningar:

• Lön som utgör grunden för dagpenningen för en person som ansökt om dagpenning och jämkningsperiodens längd

• En medlems löneinkomster, jämkningsperiod och vissa sociala förmåner, vilka påverkar beloppet som kassan betalar ut

• Uppgifter om medlemmens barn påverkar utbetalningen av barnförhöjningar till medlemmarna, liksom FPA:s indrivning av barnförhöjningar

• Kassan är skyldig att redovisa vissa indrivningar (utsökningsindrivningar, FPA:s indrivningar) av förmåner som utbetalats från kassan

• Kumulativa uppgifter samlas in om förmåner som kassan betalat ut till medlemmar

• Förmånsdagarna som betalas ut till kassans medlemmar intjänar maximitid enligt lagen om utkomststöd i enlighet med bestämmelserna i lagen. De utbetalda dagarna ackumuleras i de räknare som upprätthålls i registret.

• I registret sparas de förmåner som betalats ut till medlemmen och de beslut som utfärdats

• Brev som kassan skickat till sina medlemmar lagras i registret

• Kassan är skyldig att följa upp ackumuleringen av arbetsvillkor för en person som ansöker om förmån. Arbetet som sökanden har uppgett överförs till registret utifrån de inlämnade uppgifterna.

• Medlemmarna kan ställa frågor och ge respons via e-tjänsterna samt göra ändringar i sina kontaktuppgifter. Frågor, svar och begäran om ändring lagras i registret.

• Registret innehåller uppgifter om personer av vilka kassan återkräver eller har återkrävt en betald förmån. Dessutom innehåller registret nödvändiga uppgifter om den återkrävda förmånen.

• En uppgift sparas i registret om en medlem i kassan har överklagat ett beslut. Därefter antecknas uppföljningsuppgifter om besvärsärendet.

• Fakturerings- och prestationsuppgifter om en medlem lagras i registret

• Dokument som gäller en medlem insamlas till registret. Dessa dokument kan ha levererats av medlemmen själv eller medlemmens arbetsgivare, en myndighet eller en annan utomstående aktör.

• Uppgifter om medlemmarnas samtal: Den som ringt identifieras med stöd av telefonnumret då det är fråga om en medlem i arbetslöshetskassan. I registret samlas information om medlemmarnas telefonsamtal i form av tidpunkt för samtalet, samtalets längd och koden för den handläggare som tog hand om samtalet. Medlemmarnas samtal lagras. YTK spelar in kundtjänstsamtal för att trygga samtalsparternas rättigheter med anknytning till ärendet. Dessa inspelningar kan också användas för att utveckla kundservicens kvalitet. Inspelningen sker på ett informationssäkert sätt och används inte för andra ändamål och utlämnas inte till utomstående.

• Skatteuppgifter: Skattemyndigheten förmedlar varje år förskottsinnehållningsuppgifter om kassans medlemmar till kassan. Medlemmarna kan också själva skicka sitt skattekort till kassan. Dessa förskottsinnehållningsuppgifter upprätthålls i registret. Förskottsinnehållning på det utbetalda utkomstskyddet innehålls på basis av skatteuppgifterna om kassans medlemmar.

• Anställningsförhållanden för personer som ansöker om dagpenning: För att utreda stora arbetsgivares självrisk är kassan skyldig att lagra och meddela arbetslöshetsförsäkringsfonden om uppgifter med anknytning till arbetsgivaren och anställningsförhållandet för personer som är födda 1950 eller senare och är minst 56 år.

• Arbetskraftspolitiska utlåtande som getts till personer som ansöker om dagpenning

• Uppgifter som Folkpensionsanstalten förmedlar till kassan: I registret lagras alla uppgifter som Folkpensionsanstalten förmedlar om de förmåner Folkpensionsanstalten betalat ut. Uppgifterna förmedlas om sådana medlemmar i kassan som har anmält sig som arbetslösa arbetssökande och ansöker om förmåner hos kassan.

• Nummer och namn på medlemmens arbets- och näringsbyrå

• Fält för fritt formulerade tilläggsuppgifter

• Uppgift om huruvida medlemmen har gett någon annan person fullmakt att sköta medlemmens ärenden

• Tillstånd för användning av textmeddelande- och internettjänster

• Uppgifter om kundupplevelse: Kundupplevelsen följs upp genom responsenkäter, och i detta register samlar vi in personens medlemsnummer om responsenkäten skickas på grundval av ärendehantering i OmaYTK eller personens telefonnummer om responsenkäten skickas på grundval av ett samtal till kundtjänsten. Dessutom sparas det fritt formulerade svaret som skrivits i enkätens öppna fält. Respondenten och svaret kan kombineras. Svaren och de insamlade uppgifterna används för att förbättra kvaliteten på servicen.

d) Uppgifter för cookies i webbtjänsten

• användarens IP-adress

• klockslag för besöket

• besökta sidor

• använd webbläsartyp

• webbadress från vilken användaren har kommit till YTK:s webbsidor

• server från vilken användaren har kommit till YTK:s webbsidor.

Till registret fås uppgifter från den medlems- och förmånsansökan medlemmen har lämnat in samt av de myndigheter som nämns i 13 kap. 1 § i lagen om utkomstskydd (1290/2002):

• statliga och kommunala myndigheter och andra offentligrättsliga samfund,

• Pensionsskyddscentralen, pensions- och försäkringsanstalter samt pensionsstiftelser,

• arbetsgivare, uppdragsgivare eller någon annan som låter utföra arbetet, arbetslöshetskassor, arbetsplatskassor och utbildningsproducenter enligt lagen om offentlig arbetskrafts- och företagsservice och andra läroanstalter, eller

• andra anordnare av sysselsättningsfrämjande service.

• Arbetskraftspolitiskt utlåtande av arbetskraftsmyndigheten enligt 1 kap. 4 § 3 mom. i lagen om utkomstskydd och betalningsbesked.

• Uppgifter om när straff börjar och slutar av straffanstalter; straffanstalten ska lämna uppgifterna omedelbart när en person tas in till anstalten.

• Folkpensionsanstalten ska underrätta arbetslöshetskassan i fråga om en mottagare av inkomstrelaterad dagpenning eller dennes make beviljas stöd för hemvård enligt lagen om stöd för hemvård och privat vård av barn.

• Folkpensionsanstalten och arbetslöshetskassorna har trots sekretessbestämmelserna och andra begränsningar som gäller erhållande av uppgifter rätt att av Skatteförvaltningen avgiftsfritt få sådana uppgifter om inkomsterna för personer som erhåller arbetslöshetsförmåner och som behövs för att utreda missbruk av dessa förmåner.

  
  

  Dessutom får vi löneuppgifter om medlemmen från det nationella inkomstregistret (13 § i lagen om inkomstdatasystemet)
  

Vidare:

• Skattemyndigheten ger varje år kassan förskottsinnehållningsuppgifter om kassans medlemmar

• FPA ger kassan uppgifter om förmåner som betalats ut till personer som ansöker om förmåner hos kassan

• Befolkningsregistercentralen ger kassan uppgifter om medlemmarnas adresser och barn samt om en medlems död

• Arbetskraftsförvaltningen ger kassan arbetskraftspolitiska utlåtanden som gäller kassans medlemmar.

I fråga om Allmänna arbetslöshetskassans och YTK-Föreningens gemensamma medlemmar behandlas och mottas medlems- och kontaktuppgifter mellan parterna med stöd av medlemmens samtycke.

YTK bibehåller uppgifternas kvalitet genom att uppdatera personuppgifter från informationstjänster såsom skattemyndigheten, BRC och arbets- och näringsbyrån. 

Vid YTK bestäms personalens rätt att behandla medlemmars personuppgifter utifrån en användarbehörighet baserad på den anställdas arbetsuppgifter. Även utomstående tjänsteleverantörer som befullmäktigats av YTK kan behandla personuppgifter i begränsad utsträckning. De behandlar uppgifterna för YTK:s del och räkning. Behandlingen omfattas av ett avtal som är bindande för parterna och där kraven som gäller dataskydd och sekretesskyldighet beaktas. Äganderätten till uppgifterna överförs inte från YTK till en tredje part och en tredje part har inte heller rätt att använda uppgifterna i större omfattning än vad som krävs för uppdraget. Vi kan dessutom lämna ut medlemmars personuppgifter till myndigheter med stöd av 13 kap. i lagen om utkomststöd. Utlämnande grundar sig på lagen eller skyldigheterna som gäller dataskydd.

Uppgifter lämnas ut till exempel till:

• Pensionsskyddscentralen

•  skatteverket

• Arbetslöshetsförsäkringsfonden

•  Folkpensionsanstalten

• Arbets- och näringsministeriet samt Justitieministeriet

• Finansinspektionen

• Besvärsnämnden för social trygghet och Försäkringsdomstolen

• polisen och domstolarna

• försäkrings- och pensionsanstalterna

  
  

Dessutom kan vi lämna ut uppgifter till EU-ländernas elektroniska informationsutbytessystem för EESSI-socialskyddsuppgifter. Vi kan också med medlemmens samtycke lämna ut uppgifter till andra aktörer såsom den nya arbetslöshetskassan för en medlem som utträtt eller fått sitt medlemskap upphävt samt till socialbyrån.

I regel utlämnas uppgifter inte utanför Europeiska unionen eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet. I vissa situationer kan YTK i samband med tillhandahållandet av tjänster använda resurser och servrar som finns på olika hål i världen. YTK kan således överföra dina personuppgifter utanför det land där tjänsterna används och möjligen också till länder utanför EU och EES-området, vars lagstiftning inte erbjuder något särskilt skydd för personuppgifter eller vars dataskyddslagstiftning är mycket annorlunda. I dessa fall säkerställer YTK att det finns en rättslig grund för överföringen av uppgifter och att användarens personuppgifter skyddas i enlighet med den tillämpliga lagstiftningen, till exempel genom att (vid behov) använda standardavtal godkända av de vederbörliga myndigheterna samt förutsätta att vederbörliga tekniska och praktiska dataskyddsåtgärder vidtas.

YTK behandlar dina personuppgifter i detta register så länge YTK har en sådan giltig grund för behandling av uppgifter som beskrivs i punkt 4 i denna dataskyddsbeskrivning samt under en skälig tid därefter.

YTK samlar endast sådana personuppgifter som är nödvändiga och behövs med tanke på behandlingsändamålet. Uppgifter samlas eller förvaras inte i stora mängder och inte heller längre än vad som är nödvändigt för det aktuella ändamålet.

Datautrustningen med vilken personuppgifterna behandlas samt underhåll och förstöring på ett säkert sätt garanterar att tredje parter inte olovligen får tillgång till personuppgifter. ADB-utrustningen och datanätet har skyddats fysiskt och de finns i ett låst och övervakat utrymme. Datanätet har skyddats med en brandvägg och andra tekniska åtgärder.

Endast personer som fått fullmakt av den personuppgiftsansvarige har tillgång till registret. Åtkomsten till uppgifter, program och system har genom tekniska metoder (användarnamn, lösenord) begränsats endast till personer som sköter arbetslöshetskassans uppgifter. Tillträde till lokaler där sekretessbelagda uppgifter behandlas eller arkiveras beviljas endast personer som behöver ha tillträde till lokalerna för att kunna sköta sina uppgifter. Produktionslokalernas ytterdörrar skyddas av ett övervakningssystem. Övervakningen av anställda sker med hjälp av ett passerkontrollsystem. Registeranvändarna omfattas av tystnadsplikt och får således inte vidarebefordra uppgifter de behandlar.

Som registrerad har du åtskilliga möjligheter att påverka behandlingen av dina personuppgifter. Vi svarar på begäran så snart som möjligt, senast inom en månad. Om vi behöver tilläggstid kontaktar vi dig inom en månad. I frågor som gäller utövandet av dina rättigheter ber vi dig kontakta den kontaktperson som nämns i punkt 1 i denna beskrivning.

Du har följande rättigheter:

a) Rätt att få åtkomst till de personuppgifter som insamlats om dig

Varje YTK-medlem kan enkelt granska sina uppgifter i YTK:s e-tjänst OmaYTK. I OmaYTK kan man dessutom uppdatera kontaktuppgifter och skicka skyddade meddelanden till YTK.

I fråga om övrig behandling av personuppgifter kan en begäran skickas per e-post till adressen tietosuoja(a)ytk.fi. Från denna adress skickas sedan möjliga ytterligare anvisningar. I begäran om granskning ska du detaljerat redogöra för vilka uppgifter du vill granska och för vilken tid. En begäran om granskning kan i regel göras avgiftsfritt en gång per år.

b) Rätt att begära rättelse av personuppgifter som samlats in om dig

Om du upptäcker fel eller brister i dina uppgifter kan du skicka en begäran om rättelse till oss. Vi rekommenderar att du lämnar in begäran via tjänsten OmaYTK.

c) Rätt att begära radering av personuppgifter som samlats in om dig

Vi är skyldiga att på din begäran radera personuppgifter från vårt register om någon av följande grunder uppfylls och inget annat föranleds av lagstiftningen eller myndighetsföreskrifterna i fråga om skyldigheten att förvara uppgifter:

• personuppgifterna behövs inte längre för de ändamål för vilka de behandlades,

• du återkallar ditt samtycke och det finns ingen annan laglig grund för behandlingen,

• du motsätter dig behandlingen på grund av din speciella personliga situation och det finns ingen motiverad orsak för behandlingen,

• behandlingen av uppgifterna strider mot lagen,

YTK kan med stöd av ett berättigat intresse eller lagstiftningen ha rätt att behandla dina personuppgifter också en tid efter att ditt medlemskap har upphört att gälla.

d) Rätt att begära begränsad behandling av personuppgifter som samlats in om dig.

Du har ingen rätt enligt artikel 18 punkt 1 underpunkt a i dataskyddsförordningen att begränsa behandlingen av personuppgifter när vi sköter en uppgift enligt lagen om utkomstskydd, om ditt krav på begränsad behandling är uppenbart ogrundat.

e) Rätt att överföra uppgifter du lämnat från ett system till ett annat

Du har rätt att få personuppgifter som du lämnat till YTK i strukturerad, allmänt användbar och maskinläsbar form samt rätt att överföra dessa uppgifter till en annan personuppgiftsansvarig.

f) Rätt att anföra besvär hos tillsynsmyndigheten

Om en eventuell meningsskiljaktighet med anknytning till behandlingen av dina personuppgifter inte kan lösas i samförstånd mellan dig och YTK, har du rätt att föra ärendet till dataombudsmannens byrå för avgörande.

Ditt tillstånd gäller följande domäner:

ytk.fi

Cookie-anmälan uppdaterad senast 21.12.2020

Vi använder kakor

En kak (cookie) är en identifikationsfil, som tjänsten skickar till din dator. Med hjälp av den hanteras servicetransaktionen. YTK använder kakor för att förbättra användarupplevelsen och tjänstens allmänna nivå samt för att analysera användningen av sin www-webbplats ur marknadsföringens och kvalitetskontrollens synvinkel sett.

Kakorna skadar inte din anläggning, och ej heller kan skadeprogram spridas med hjälp av dem. Genom att godkänna alla kakor förvissar du dig om att du får bästa möjliga användningsupplevelse på vår webbplats.

Hurdana kakor använder vi?

Nödvändiga cookies

Vår webbplats behöver dessa automatiskt aktiverade kakor för att den ska kunna erbjuda en bra och trygg användarupplevelse. De nödvändiga kakorna gör det möjligt att basfunktionerna som chat -tjänsten och de de informativa fönstren fungerar, liksom att fråga om samtycke för kakor. Dessa kakor ska alltid vara i bruk, eftersom de är nödvändiga för att webbplatsen ytk.fi ska kunna fungera som den ska.

Funktionella cookies

Med hjälp av funktionskakorna kan vi ta i bruk nyttiga funktioner för att förbättra användarupplevelsen, exempelvis för att minnas dina val av språk.

Statistiska cookies

De statistiska kakorna har i uppgift att för oss producera eller tillhandahålla information, utifrån vilken vi kan förbättra webbplatsens användbarhet  och klientupplevelsen. De här kakorna berättar för oss, hur mycket våra tjänster utnyttjas, hurdan deras användning är och på vilka saker vi ska fästa uppmärksamhet när de utvecklas.

Till exempel används statistiska cookies av Google Analytics -tjänsten, som vi har i bruk. Vi undersöker alltid sammanställningar av informationen, och vi sparar inte heller personlig information om användningen av webbplatsen.

Marknadsföringskakor

Marknadsföringskakorna hjälper oss och våra pålitliga samarbetspartner att lägga in inriktad reklam på webbplatserna för de företag som deltar i samarbetet för marknadsföringen. De här kakorna har för det mesta lagts in av leverantörerna för reklammiljön (såsom Facebook, LinkedIn, Google och AdForm).

Med hjälp av marknadsföringskakorna kan vi berika den information som ska utnyttjas inom inriktningen av marknadsföringen med information, som delas med tredje part och för att på basis därav inrikta reklamen allt efter vad som intresserar dig. Då den inriktade reklamen utarbetas, använder vi exempelvis reklam- och uppföljningstjänster av Google och Facebook.

Hur behärska användningen av kakor

Vi sparar inte ditt val av kakor på vår webbplats, utan ditt samtycke sparas i din webbläsare. Ditt val av kakor är i kraft 12 månader, om du inte ändrar ditt val. Du kan när som helst genom att återgå till inställningarna för kakorna, ändra samtycket som du tidigare lämnat. Du kan vara tvungen att uppdatera din webbplats, för att de nya inställningarna ska träda i kraft.

De flesta webbläsare tillåter att kakorna hanteras med hjälp av webbläsarens inställningar. Du kan, om så önskas, ändra inställningarna hos din webbläsare också på så sätt att du får information om hur kakor använts vid varje enskild tidpunkt. Om alla kakor är spärrade, kan YTK:s nättjänst sluta fungera, antingen helt och hållet eller delvis.

På cookies av tredje part som finns på vår webbplats tillämpas dataskyddspolicy för den tredje parten i fråga. I deras dataskyddspolicy får du mera information om, för vilka andra syften den tredje parten använder informationen.

På detta personregister och behandlingen av personuppgifter som ingår i registret tillämpas Finlands lagstiftning samt EU-lagstiftning som är direkt tillämplig i Finland, såsom EU:s dataskyddsförordning.

Vi förstår dataskyddets betydelse för våra medlemmar och för dem som besöker vår webbplats, och vi strävar efter att även till dessa delar hålla oss i framkant vad gäller utvecklingen. YTK kan göra ändringar i denna dataskydds- och registerbeskrivning. Ändringarna publiceras på denna sida.